Начни с короткого письма. У редакторов нет времени разбираться в полотне текста. Сформулируй суть за три предложения. Кто, что, почему это может быть интересно читателям – только факты. В теме письма укажи суть, а не «Информационный повод» или «Новость от компании».
Не прикрепляй пресс-релизы в Word. Лучше вставь текст прямо в тело письма. Добавь ссылку на папку с фото и дополнительными материалами. Формат: JPEG, горизонтальные снимки, минимум 1500 пикселей по широкой стороне. Без логотипов на полэкрана.
Забудь про звонки с вопросом «вы получили моё письмо?». Это раздражает. Если нет реакции – проверь, был ли интересен сам повод. Редакции получают сотни сообщений в день. Вместо навязчивых попыток – пришли новый, более острый инфоповод.
Изучай профиль издания и автора. Не предлагай экономическую аналитику журналисту, который пишет про lifestyle. Чтение последних публикаций помогает понять, в каком стиле подаётся материал и какие темы реально заходят.
Не отправляй один и тот же текст по всем адресам из Excel-таблицы. Даже если используешь рассылку, меняй подводки, обращайся по имени, адаптируй информацию под формат. Массовость сразу читается и попадает в корзину.
Как подготовить медиакит, который журналисты захотят использовать
Соберите всё в одном месте. Журналисту не нужно гадать, где взять фото, цифры или биографию спикера. Архив должен включать чётко озаглавленные папки: пресс-релизы, факты, фото, биографии, цитаты, контакты. Форматы – .docx, .pdf, .jpg (300 dpi), логотипы – на прозрачном фоне .png и вектор .svg.
Не пихайте всё подряд. Уберите устаревшие материалы, удалите «водянистые» тексты. Медиакит – это не склад, а точка доступа к актуальному. Пресс-релизы не старше полугода. Фотографии – без водяных знаков и не ниже 2000px по длинной стороне.
Добавьте короткие справки. Один абзац с описанием компании и один – продукта. Без лозунгов и маркетинговых клише. Только факты: дата основания, география, объёмы, аудитория. Не нужно «уникальный, инновационный, лучший» – это журналист удалит первым делом.
Включите цитаты, готовые к вставке в статью. Не нужно 15 абзацев речи основателя. Достаточно 2–3 коротких комментариев: по теме, по делу, по сути. Формат: «Имя, должность: “Цитата”». Убедитесь, что цитаты не требуют редактуры – журналисту должно быть удобно копировать и вставлять.
Дайте прямые контакты. Один человек – один e-mail и телефон. Без общих адресов вроде info@ или pr@. Укажите время, когда можно звонить, и добавьте мессенджеры. Если вы не отвечаете – медиакит не спасёт.
Залейте всё в облако. Google Drive, Dropbox, Yandex.Диск – неважно, лишь бы без доступа «по запросу». Папка должна открываться сразу. Ссылка – короткая, без лишних параметров. Название папки – понятное: «Media Kit – Компания – Месяц, Год».
Проверьте на смартфоне. Если с телефона ничего не видно, файл не открывается или всё тормозит – переделывайте. Большинство писем читают с экрана 6 дюймов. Медиакит должен работать там без плясок с бубном.
Что говорить и чего избегать при первом контакте с редакцией
Сначала чётко назовите, кто вы и зачем пишете. Не начинайте с общих фраз вроде «Здравствуйте, хотели бы наладить сотрудничество». Лучше: «Меня зовут Анна, я представляю компанию X. У нас есть новость, которая может быть интересна вашему разделу «Бизнес».»
Что сказать
Уточните, почему это должно заинтересовать именно их. Пример: «Ваши читатели уже писали про стартапы в финтехе. Мы запускаем решение, которое экономит 40% расходов на транзакции – готовы рассказать с цифрами и кейсами».
Предложите формат: эксклюзив, комментарий, готовая колонка или новость с фактами. Если есть конкретный спикер – укажите, кто, с какой должности и что он может рассказать. Не заставляйте журналиста додумывать, как это можно использовать.
Чего избегать
Не отправляйте пресс-релизы без контекста. Никто не будет разбираться в длинных PDF без объяснения, зачем это и почему сейчас. Не пишите массово в один и тот же шаблон – редакции это видят сразу и игнорируют.
Не обещайте эксклюзив, если отправили текст в три другие редакции. Нарушенное обещание – гарантированный путь в игнор. И не навязывайте: «Когда выйдет материал?» – если вам не ответили, значит, предложение не зашло. Лучше подготовьте следующее – более точное и полезное.
Как реагировать на негативные публикации без усугубления ситуации
Сначала – не комментируйте публично на эмоциях. Даже если вы уверены, что журналист неправ. Ваша задача – снизить накал, а не устроить показательное выступление.
Что делать сразу:
- Проверьте факты. Не обсуждайте статью, пока не соберёте внутреннюю информацию. Бывает, что публикация основана на правде – тогда задача не опровергнуть, а грамотно объяснить.
- Сделайте скриншоты – если материал удалят или поправят, важно сохранить исходную версию.
- Не отправляйте опровержение сразу. Дождитесь анализа – минимум 1-2 часа, максимум сутки. За это время можно подготовить выверенную позицию.
Как отвечать:
- Если материал с фактологическими ошибками – отправьте короткое, точное письмо редактору с конкретными указаниями, что не так. Без угроз, без длинных эмоций. Только факты и ссылки на источники.
- Если критика справедливая – признайте промах. Одним предложением. Затем расскажите, что уже сделано, чтобы не повторилось.
- Избегайте шаблонов вроде “нам жаль, что кто-то мог неправильно понять”. Это вызывает ещё больше раздражения. Говорите прямо.
Если негатив набирает обороты – не отвечайте каждому в соцсетях. Готовьте одну короткую публикацию на официальной площадке. Комментарии закройте. Кто хочет – прочтёт. Остальным не объясните.
И главное – не пытайтесь “замять” тему через звонки знакомым журналистам. Это работает один раз, а доверие теряется навсегда.